Bài 1.4: Báo cáo dự án - Chuyên đề Tin học 12 Chân trời sáng tạo

Câu 1

Trả lời câu hỏi khởi động trang 30 Chuyên đề Tin học 12 Chân trời sáng tạo

Trong quá trình thực hiện dự án Xây dựng website thông tin giới thiệu trường của em, với vai trò người quản lí dự án, em phải thường xuyên báo cáo tình hình thực hiện đến Ban chấp hành Đoàn trường. Để Ban chấp hành Đoàn trường có thể nắm thông tin một cách đầy đủ, ngắn gọn và nhanh chóng, em cần tập trung báo cáo những nội dung cụ thể nào?

Lời giải chi tiết:

Trong quá trình thực hiện dự án Xây dựng website thông tin giới thiệu trường của em, với vai trò người quản lí dự án, em phải thường xuyên báo cáo tình hình thực hiện đến Ban chấp hành Đoàn trường. Để Ban chấp hành Đoàn trường có thể nắm thông tin một cách đầy đủ, ngắn gọn và nhanh chóng, em cần tập trung báo cáo những nội dung cụ thể nào?

1

Trả lời câu hỏi trang 31 Chuyên đề Tin học 12 Chân trời sáng tạo

Em hãy tìm hiểu về các mẫu báo cáo quản lí dự án quan trọng và giới thiệu với các bạn về nội dung được trình bày trong báo cáo quản lí dự án.

Lời giải chi tiết:

1. Các mẫu báo cáo quản lí dự án quan trọng:

Báo cáo quản lí dự án là một nhiệm vụ quan trọng, giúp nhà đầu tư và người quản lí dự án có thể đánh giá nhanh, da chiều về tình hình thực hiện, chi phí và tiến độ. Nội dung tài liệu báo cáo quản lí dự án cung cấp thông tin tổng quan và chi tiết về tình trạng hiện tại của dự án, xem là chính thái  tại thời báo cáo.

Tuy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án, nhà đầu tư có thể yêu cầu người quản lí dự án tại

dự án báo cáo quản lí dự án mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng hoặc theo từng mốc thời gian cụ thể. Thông qua nội dung báo cáo, các bên liên quan đến dự án có thể cập nhật tiến độ thực hiện dự án cũng như những vấn đề phát sinh của dự án.

2. Tùy vào mục đích sử dụng, một báo cáo quản lí dự án có thể bao gồm những nội dung sau:

- Tổng quan dự án: Thời gian (bắt đầu, kết thúc); Tỉ lệ hoàn thành; Tổng số giờ làm việc; Chi phí và Ghi chú.

- Tiến độ thực hiện dự án: Thông tin nhiệm vụ đã hoàn thành, Nhiệm vụ đang thực hiện và Nhiệm vụ cần chuẩn bị thực hiện.

- Quản lí tài nguyên: Thông tin tình hình phân bố tài nguyên.

- Quản lí chi phí: Thông tin chi phí đã sử dụng, So sánh chi phí thực tế với dự toán. Đánh giá: So sánh kết quả đạt được của dự án với mục tiêu dự kiến lúc dầu.

-  Để xuất: Những nội dung cần hỗ trợ thực hiện

2

Trả lời câu hỏi trang 32 Chuyên đề Tin học 12 Chân trời sáng tạo

Trong quá trình thực hiện dự án Xây dựng website thông tin giới thiệu trường của em, việc sử dụng phần mềm quản lí dự án ProjectLibre đã giúp ích cho em như thế nào trong công tác quản lí tiến độ thực hiện, kiểm soát tài nguyên, chi phí?

Lời giải chi tiết:

Trong quá trình thực hiện dự án Xây dựng website thông tin giới thiệu trường của em, việc sử dụng phần mềm quản lí dự án ProjectLibre đã giúp ích cho em trong công tác quản lí tiến độ thực hiện, kiểm soát tài nguyên, chi phí như sau:

- Quản lí song song nhiều dự án cùng lúc: Phần mềm quản lí dự án cho phép người quản lí có cái nhìn tổng quan về tất cả các dự án đang phụ trách và theo dõi tiến độ của từng dự án một cách dễ dàng.

- Quản lí tài nguyên một cách dễ dàng: Thông qua phần mềm quản lí dự án, tình hình nhân sự, vật tư và tài chính được lưu trữ và cập nhật liên tục, rõ ràng, đảm bảo tài nguyên được sử dụng một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư.

- Không bị giới hạn về không gian và thời gian: Với khả năng làm việc trực tuyến, việc quản lí dự án có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi trên các thiết bị di động, giúp các thành viên cùng tham gia dự án cập nhật được tình hình triển khai một cách chính xác, dồng bộ và xuyên suốt, kịp thời thảo luận để ra biện pháp xử lí vấn đề phát sinh, tiết kiệm thời gian và chi phí cho tập thể cũng như cho doanh nghiệp (Hình 1).

- Tăng hiệu quả làm việc của người lao động: Thành viên của dự án có thể theo dõi được tiến độ thực hiện chung của dự án, dự kiến được nhiệm vụ sắp phải thực hiện, chủ động thu xếp thời gian, đảm bảo việc tham gia thực hiện dự án.

- Tăng tính chuyên nghiệp: Việc sử dụng phần mềm quản lí dự án thể hiện được tính chuyên nghiệp của đội ngũ thực hiện dự án trong việc thống nhất số liệu xuyên suốt, nhanh chóng đưa ra giải pháp và cung cấp hệ thống văn bản báo cáo quản lí dự án trực quan.

Thực hành

Trả lời thực hành trang 32 Chuyên đề Tin học 12 Chân trời sáng tạo

Lập báo cáo dự án

Yêu cầu: Lập báo cáo quản lí dự án Xây đựng website thông tin về một di tích lịch sử ở địa phương với những nội dung sau:

a) Tổng quan dự án.

b) Tiến độ thực hiện dự án.

c) Báo cáo tình hình phân bổ tài nguyên.

d) Báo cáo chi phí thực hiện dự án.

e) Đánh giá tình hình thực hiện dự án.

g) Đề xuất.

Lời giải chi tiết:

Báo cáo quản lí dự án Xây đựng website thông tin về một di tích lịch sử ở địa phương với những nội dung sau:

a) Tổng quan dự án:

Website là nền tảng giới thiệu di tích lịch sử trực tuyến ở địa phương. Dự án bao gồm các giai đoạn từ thu thập thông tin, thiết kế giao diện, nhập nội dung, đến kiểm tra, bảo trì và quảng bá.

b) Tiến độ thực hiện dự án:

- Thu thập thông tin về mục tiêu và đối tượng phục vụ.

- Dự thảo chi tiết gồm tính năng, các trang chính, tên miền và nền tảng phát triển web.

- Thiết kế giao diện.

- Nhập nội dung.

- Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm.

- Bảo mật website.

- Kiểm tra và thử nghiệm.

c) Báo cáo tình hình phân bổ tài nguyên:

Tài nguyên nhân lực được phân bổ như sau:

- Thu thập thông tin: 01 người.

- Thiết kế: 03 người (100% thời gian)

- Nội dung: 01 người (100% thời gian)

- Quảng bá:01 người (100% thời gian).

d) Báo cáo chi phí thực hiện dự án:

Chi phí dự án gồm: Lương nhân viên; Phí dịch vụ lưu trữ; Phí tên miền; Chi phí khác (in ấn, marketing).

e) Đánh giá tình hình thực hiện dự án: Dự án đang được thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra ban đầu. Không có vấn đề phát sinh.s

g) Đề xuất:

Dựa trên tình hình hiện tại, đề xuất những điều sau:

- Tăng cường quảng bá để đảm bảo website được tiếp cận nhiều người hơn.

Lập báo cáo dự án cụ thể như sau:

1. Kích hoạt phần mềm

2. Mở tệp dự án đã lưu sau khi hoàn thành ở Bài 1.3

3. Xem báo cáo tổng quan của dự án, lưu lại. Trong dải lệnh View, chọn Report, phần mềm chuyển đến giao diện xem báo cáo tổng quan.

6. Quan sát các sơ đồ WBS, RBS để năm được tình hình các chi phí cần sử dụng.

7. Tổng hợp các thông tin ở trên vào tệp, bổ xung đánh giá tiến độ thực hiện và đề xuất của em về những nội dung nhiệm vụ cần tập trung thực hiện trong thời gian sắp tới.

8. Lưu dự án.

Luyện tập

Trả lời câu hỏi Luyện tập trang 34 Chuyên đề Tin học 12 Chân trời sáng tạo

Hãy lập bảo cáo quản lí dự án cho dự án Xây dựng website thông tin giới thiệu trường của em. Trình bày cho các bạn để nghe nhận xét đóng góp về khả năng hoàn thành của dự án với dự kiến chi phí, thời gian thực hiện, qua đó có những chỉnh sửa phù hợp.

Lời giải chi tiết:

Lập bảo cáo quản lí dự án cho dự án Xây dựng website thông tin giới thiệu trường của em. Trình bày cho các bạn để nghe nhận xét đóng góp về khả năng hoàn thành của dự án với dự kiến chi phí, thời gian thực hiện, qua đó có những chỉnh sửa phù hợp như sau:

1. Tổng quan dự án:

Dự án Xây dựng website thông tin giới thiệu trường là nền tảng trực tuyến để giới thiệu về trường học, các hoạt động giáo dục.

2. Tiến độ thực hiện dự án:

- Thu thập thông tin về mục tiêu và đối tượng phục vụ.

- Thiết kế giao diện website.

- Nhập nội dung chính và các thông tin liên quan.

- Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm và bảo mật website.

- Kiểm tra và thử nghiệm chức năng của website.

- Chỉnh sửa dựa trên phản hồi và đóng góp từ các bên liên quan.

- Quảng bá và triển khai website vào hoạt động.

3. Báo cáo tình hình phân bổ tài nguyên nhân lực:

- Thu thập thông tin: 01 người (100% thời gian)

- Thiết kế: 3 người (100% thời gian)

- Nội dung: 1 người (100% thời gian)

- Quảng bá: 01 người (100% thời gian)

4. Báo cáo chi phí thực hiện dự án:

Chi phí dự án gồm  có:  Lương nhân viên, phí dịch vụ lưu trữ, tên miền, in ấn, quảng bá.

5. Đánh giá tình hình thực hiện dự án:

Dự án đang tiến hành theo kế hoạch và tiến độ dự kiến. Không có vấn đề phát sinh.

6. Đề xuất: (nếu có)

- Đề xuất xây dựng một kế hoạch bảo trì và cập nhật thường xuyên cho website sau khi triển khai.

Vận dụng

Trả lời câu hỏi Vận dụng trang 34 Chuyên đề Tin học 12 Chân trời sáng tạo

Sau khi hoàn chỉnh dự án Xây dựng website thông tin giới thiệu trường của em, em lập báo cáo quản lí dự án để gửi Ban Giám hiệu nhà trường xem xét và cấp kinh phí tài trợ thực hiện. Định kì mỗi ngày, gửi báo cáo tiến độ thực hiện cho đại diện Ban Giám hiệu nhà trường để thầy cô nắm tiến độ triển khai và đảm bảo dự án thực hiện đúng hạn. Sau khi hoàn thành dự án, lập báo cáo kết quả dự án và bàn giao toàn bộ dự án lại cho nhà trường.

Lời giải chi tiết:

Sau khi hoàn chỉnh dự án Xây dựng website thông tin giới thiệu trường của em, em lập báo cáo quản lí dự án để gửi Ban Giám hiệu nhà trường xem xét và cấp kinh phí tài trợ thực hiện. Định kì mỗi ngày, gửi báo cáo tiến độ thực hiện cho đại diện Ban Giám hiệu nhà trường để thầy cô nắm tiến độ triển khai và đảm bảo dự án thực hiện đúng hạn. Sau khi hoàn thành dự án, lập báo cáo kết quả dự án và bàn giao toàn bộ dự án lại cho nhà trường.

1. Tổng quan dự án: Là dự án Xây dựng website thông tin giới thiệu trường.  Mục đích là muốn giới thiệu, quảng ba hình ảnh của nhà trường đến cộng đồng. 

2. Tiến độ thực hiện dự án:

- Biểu đồ Gantt hiển thị tiến độ thực hiện các công đoạn và nhiệm vụ trong dự án.

- Cập nhật tiến độ thực hiện đến ngày hiện tại.

3. Báo cáo tình hình phân bổ tài nguyên:

- Báo cáo chi tiết về các tài nguyên nhân lực được phân bổ cho dự án.

- Phân tích hiệu quả sử dụng tài nguyên và đề xuất điều chỉnh nếu cần thiết.

4. Báo cáo chi phí thực hiện dự án:

- Báo cáo chi phí thực hiện dự án bao gồm lương nhân viên, phí dịch vụ, phí vật liệu và các chi phí khác nếu có.

- So sánh chi phí thực tế với chi phí dự kiến ban đầu.

5. Đánh giá tình hình thực hiện dự án:

- Đánh giá tổng quan về hiệu quả thực hiện dự án so với mục tiêu đề ra.

- Phân tích các thành công và thách thức trong quá trình thực hiện dự án.

- Đề xuất các biện pháp khắc phục và cải tiến trong tương lai.

6. Đề xuất:

- Phương án bảo trì và hỗ trợ sau triển khai.

* Gửi báo cáo và đánh giá định kỳ

- Hàng ngày gửi báo cáo tiến độ thực hiện dự án định kỳ cho đại diện Ban Giám hiệu nhà trường để họ nắm bắt được tiến độ triển khai và đưa ra đánh giá, chỉ đạo khi cần thiết.

- Các thông tin trong báo cáo là chính xác, rõ ràng để Ban Giám hiệu hiểu được, có thể đưa ra các quyết định phù hợp.

* Lập báo cáo kết quả dự án ngay sau khi hoàn thành, gồm các thành tựu, chi phí, thời gian và chất lượng dự án.

* Chuẩn bị tài liệu bàn giao toàn bộ dự án lại cho nhà trường, bao gồm mã nguồn, tài liệu hướng dẫn sử dụng và quản lý, kế hoạch bảo trì website.